ViDA och framtidens fakturering – det här behöver du veta

EU:s reform VAT in the Digital Age (ViDA) kommer att införa nya krav på elektronisk fakturering och digital momsrapportering. De viktigaste förändringarna som påverkar gränsöverskridande B2B-fakturering inom EU träder i kraft i juli 2030, vilket gör det till ett bra tillfälle att redan nu se över fakturadata och processer. På Ropo förbereder vi oss för hur dessa krav kommer att återspeglas i Ropo One® och våra faktureringstjänster.

I den här artikeln:

ViDA är ett svar på behovet av att harmonisera digital momsrapportering inom EU. Flera medlemsländer har redan infört natioenlla  krav på e-fakturering och digital rapportering, vilket har lett till olika nationella arbetssätt och ökad administrativ börda, särskilt för företag som verkar i flera EU-länder. ViDA etablerar ett gemensamt EU-ramverk med syftet att harmonisera kraven och förenkla gränsöverskridande handel.

Tillförlitliga fakturadata och snabb hantering är centrala för ett smidigt faktureringsflöde. Betydelsen av detta kommer att öka ytterligare när EU moderniserar sitt momssystem genom ViDA.

Reformen syftar till att minska momsbedrägerier och förenkla momshanteringen genom digital rapportering, uppdaterade regler för plattformsekonomin samt åtgärder som minskar behovet av momsregistrering i flera EU-länder. Lagstiftningspaketet antogs i mars 2025 och förändringarna införs stegvis.

ViDA omfattar tre huvudsakliga områden: Digitala rapporteringskrav (Digital Reporting Requirements, DRR), förändringar för plattformsekonomin och gemensam momsregistrering (Single VAT Registration)

Ur Ropos perspektiv är den mest relevanta delen de digitala rapporteringskraven (DRR), som kopplar samman digital momsrapportering med strukturerad e-fakturering. Nedan beskriver vi vad som redan är beslutat, vilka detaljer som återstår att fastställa och hur ni kan börja förbereda er.

ViDA i korthet

Vad har redan beslutats?

Från och med den 1 juli 2030 blir elektronisk fakturering och digital momsrapportering på transaktionsnivå obligatorisk för de gränsöverskridande B2B-transaktioner inom EU som omfattas av reformen.

Fakturor måste följa den europeiska e-faktureringsstandarden EN 16931-1, och fakturauppgifter ska rapporteras till skattemyndigheterna i nära realtid. Dessa krav kommer att ersätta de sammanställningar för momsrapportering som idag används för de aktuella transaktionerna.

Reformen kommer också att innebära kortare tidsfrister. Från den 1 juli 2030 ska fakturor för berörda transaktioner i regel utfärdas inom tio dagar efter leverans av vara eller utförande av tjänst. Den obligatoriska försäljningsinformationen ska rapporteras till skattemyndigheten när fakturan utfärdas eller senast borde ha utfärdats.

För era faktureringsprocesser innebär detta ett ökat fokus på kvaliteten och tillgängligheten av fakturadata. Strukturerade e-fakturor möjliggör automatisk hantering av information, vilket gör korrekta och fullständiga uppgifter avgörande genom hela faktureringsflödet.

Den kortare tidsramen ställer också högre krav på smidiga och automatiserade faktureringsprocesser. Företag bör utvärdera om fakturadata genereras och överförs mellan olika system tillräckligt snabbt för att säkerställa att både fakturering och tillhörande rapportering kan slutföras inom de fastställda tidsfristerna.

Rapportering av de obligatoriska uppgifterna i nära realtid blir ett krav för säljaren, medan medlemsstaterna själva kan besluta om motsvarande rapporteringsskyldighet även ska gälla köparen. De praktiska skyldigheterna kommer därför delvis att bero på hur reglerna implementeras nationellt.

Vad kommer att klargöras senare?

ViDAs krav kommer att verkställas genom nationell lagstiftning i medlemsstaterna. EU:s regelverk anger riktningen och de viktigaste tidsfristerna, men den praktiska tillämpningen och vissa skyldigheter som påverkar företag kommer att bli tydligare i takt med att det nationella lagstiftningsarbetet fortskrider. Implementeringen kan därför skilja sig åt mellan olika länder.

Ytterligare genomförandebestämmelser och vägledning väntas fortfarande från Europeiska kommissionen, samtidigt som de tekniska specifikationerna för digital rapportering fortsatt utvecklas. En ny version av den europeiska e-faktureringsstandarden (EN 16931-1), som inkluderar ViDA-kraven, publicerades i mars 2026. Ytterligare en uppdatering av standarden förväntas dock senare under året.

Det är också viktigt att skilja mellan EU:s krav för gränsöverskridande transaktioner och nationella skyldigheter. Medlemsstaterna kan välja att införa krav på e-fakturering och digital rapportering även för inhemska transaktioner, men ViDA kräver inte att de gör det.

Befintliga nationella system för digital rapportering i vissa medlemsstater måste däremot anpassas till ViDA-ramverket senast den 1 januari 2035.

Om ert företag är verksamt i flera länder behöver förberedelserna därför ta hänsyn till både det gemensamma EU-regelverket och de specifika kraven på respektive marknad.

Norge, som inte är medlem i EU, omfattas inte av ViDAs krav på digital momsrapportering på samma sätt som EU:s medlemsstater. Den europeiska e-faktureringsstandarden är dock även relevant i Norge, där Peppol-nätverket används i stor utsträckning för elektronisk fakturering. Fakturor som utbyts via Peppol måste följa den europeiska e-faktureringsstandarden. Förändringar i standarden kommer därför också att påverka de e-fakturor som används i Norge.

Vad kan du göra redan nu?

Ni kan börja förbereda er genom att se över era nuvarande faktureringsprocesser. Följande områden är en bra utgångspunkt:

Att förbereda sig för ViDA är inte enbart en momsfråga. Förändringarna berör även fakturadata, system, automatisering och hur information hanteras genom hela faktureringsprocessen. Förberedelserna kräver därför samarbete mellan experter inom skatt, ekonomi och IT.

Dessa åtgärder ger en god grund för att planera framtida förändringar. De kan också bidra till ökad automatisering, bättre kontroll och effektivare arbetssätt i era befintliga faktureringsprocesser.

När ni bedömer vilka skyldigheter som gäller för er verksamhet bör ni ta del av Europeiska kommissionens publikationer och vägledning från relevanta nationella skattemyndigheter, samt vid behov rådgöra med era skatterådgivare.

Hur kommer ViDA att påverka de nordiska länderna?

ViDA kommer att påverka de nordiska länderna på olika sätt. I Finland, Sverige och Danmark kommer de gemensamma EU-kraven att gälla för de gränsöverskridande transaktioner inom EU som omfattas av ViDA. Samtidigt kan varje medlemsstat fatta egna beslut om krav på e‑fakturering och digital momsrapportering för inhemska transaktioner. Norge, som står utanför EU, omfattas inte direkt av ViDA men inför liknande förändringar inom sitt nationella ramverk för e‑fakturering.

Finland

I Finland kommer ViDA att innebära förändringar för e-fakturering och momsrapportering vid gränsöverskridande B2B-transaktioner inom EU. Företag kommer att behöva skicka och ta emot e-fakturor baserade på den europeiska standarden, där fakturadatan utgör grunden för den digitala momsrapporteringen.

Modellen för inhemska transaktioner är fortfarande under utveckling. I Finland är ViDA kopplat till en större reform av företagens ekonomiska rapportering, där ett nationellt register för ekonomiska uppgifter föreslås som en central del av det framtida ramverket. Syftet är att möjliggöra automatisk rapportering av ekonomiska uppgifter direkt från företagens ekonomisystem. Förberedelsefasen förväntas pågå till slutet av 2027 och genomförandet kommer att kräva lagändringar. Innehållet i e-fakturaflödena är också tänkt att uppfylla ViDAs krav på digital momsrapportering.

En ny version av den europeiska standarden för e-fakturering (EN 16931) har publicerats, där datakraven för ViDA:s (VAT in the Digital Age) digitala momsrapportering har integrerats. För att uppfylla den uppdaterade EN 16931-standarden kommer även nya versioner av de finländska e-fakturaformaten Finvoice och TEAPPSXML att tas fram. Dessa uppdateringar säkerställer att formaten är kompatibla med de nya kraven för digital momsrapportering.

Vad innebär detta för företag? Företag som bedriver gränsöverskridande B2B-handel inom EU bör redan nu ta hänsyn till de kommande kraven i sitt förberedelsearbete. För företag som enbart verkar i Finland kommer eventuella nya nationella rapporteringskrav att bero på hur Finland väljer att implementera regelverket.

Sverige

Även i Sverige pågår  arbetet med den nationella implementeringen. I februari 2026 tillsatte den svenska regeringen en utredning för att analysera hur ViDAs krav på e-fakturering och digital rapportering ska införas i svensk lagstiftning. Utredningen ska även bedöma om kraven bör utvidgas till att omfatta inhemska transaktioner i Sverige. Slutrapporten väntas presenteras i slutet av november 2027.

Vad innebär detta för företag? Kraven enligt ViDA för gränsöverskridande handel inom EU är redan fastställda, medan eventuella framtida krav för inhemsk B2B-fakturering kommer att bero på Sveriges nationella beslut.

Norge

Norge är inte medlem i EU och omfattas därför inte direkt av ViDA. Däremot genomför landet egna reformer inom e-fakturering som går i samma riktning mot mer strukturerad och automatiserad fakturering.

Enligt de nya norska reglerna kommer företag som omfattas av bokföringsskyldighet att behöva utfärda strukturerade e-fakturor för inhemska B2B-transaktioner från den 1 januari 2027, förutsatt att mottagaren kan ta emot dem. Kravet på att kunna ta emot e-fakturor planeras träda i kraft den 1 januari 2030. Godkända standarder inkluderar EHF Invoicing och Peppol BIS Billing.

Vad innebär detta för företag? Norges egna krav på e-fakturering börjar gälla från 2027. Det nationella regelverket innebär att norska faktureringsrutiner anpassas närmare de europeiska standarderna för e-fakturering.

Danmark

Danmark har redan kommit långt i digitaliseringen av ekonomiadministrationen. E-fakturering är obligatoriskt vid fakturering till offentlig sektor, och den danska bokföringslagen har infört krav på digital bokföring samt stöd för e-fakturering i företag. Det finns dock i dagsläget inget generellt krav på e-fakturering mellan företag inom landet.

Som EU-medlemsstat kommer Danmark från den 1 juli 2030 att omfattas av samma ViDA-krav för gränsöverskridande B2B-transaktioner som Finland och Sverige. Eventuella ytterligare krav för inhemska transaktioner kommer att bero på Danmarks nationella implementering.

Vad innebär detta för företag? Danmarks befintliga infrastruktur för digital bokföring och e-fakturering ger redan en stabil grund för de kommande förändringarna. ViDA kommer framför allt att komplettera med de gemensamma EU-kraven som gäller för gränsöverskridande B2B-handel.

Så förbereder vi oss på Ropo

Vårt förberedelsearbete fokuserar på hur ViDA påverkar fakturadata, fakturaleveranser och de tekniska funktionerna i Ropo One®. I praktiken påverkar ViDA hur strukturerad fakturadata hanteras och överförs mellan olika system, hur snabbt faktureringsprocesser behöver genomföras samt hur rapportering kan automatiseras.

Ropos roll inom digital momsrapportering kommer att bero på vilken rapporteringsmodell som införs i respektive land. En möjlig modell är att en e-fakturaoperatör använder fakturadata för att skapa den rapport som krävs och skickar den vidare till skattemyndigheten som en del av fakturaleveransprocessen. Sådana lösningar har redan testats inom det europeiska nätverket för e-fakturering, men de slutliga modellerna kommer att bero på både EU-specifikationer och nationell lagstiftning.

Vi följer därför utvecklingen både på EU-nivå och inom de nationella lagstiftningsprocesserna, samtidigt som vi analyserar vilka konsekvenser förändringarna får för Ropo One® och våra tjänster. I takt med att kraven och implementationsmodellerna blir tydligare kommer vi också att kunna ge en mer detaljerad bild av hur Ropo kan stötta våra kunder i att uppfylla de nya kraven på digital rapportering.

När kraven leder till förändringar i vår plattform eller våra tjänster kommer vi att informera om relevanta uppdateringar och eventuella åtgärder som behöver vidtas av våra kunder.

Ni kan redan nu ta de första stegen genom att identifiera hur reformen påverkar er verksamhet och genom att se över kvaliteten på era fakturadata och faktureringsprocesser. På Ropo förbereder vi oss för förändringarna i våra plattformar och tjänster med målet att säkerställa ett smidigt och effektivt faktureringsflöde även när kraven utvecklas och förändras.

Denna artikel baseras på information som var tillgänglig i oktober 2026. För officiell information om reformen och dess genomförande rekommenderar vi att du besöker Europeiska kommissionens informationssida om ViDA samt tar del av vägledning från relevant nationell skattemyndighet.

Ropo är den nordiska marknadsledaren och en pionjär inom faktureringsteknologi som transformerar hela faktureringsflödet från början till slut. Vi hjälper företag att samla och effektivisera alla faktureringsprocesser i ett sömlöst arbetsflöde som ger full insyn, förbättrad kundupplevelse och ökad kontroll genom en samlad överblick. Med fokus på förstklassig service och vår strategi med en gemensam plattform är vi stolta över att stödja fler än 10 000 kunder i Finland, Sverige, Norge och Danmark.

Om Ropo

Inga inlägg hittades

Nyhetsrum