Så optimerar nordiska energibolag faktureringen och får snabbare kassaflöde

I det nordiska energilandskapet omprövar företag sina faktureringsstrategier för att möta framtida krav. Med höga volymer, komplexa regelverk och ökade kundförväntningar satsar energibolag på smart teknik och automatisering för att effektivisera, öka kassaflödet och förenkla betalningar.

I den här artikeln tittar vi närmare på hur ledande nordiska energibolag förnyar sina faktureringsprocesser med hjälp av Ropo: vilka konkreta resultat de uppnår och praktiska tips.

1. Samla flöden för ökad effektivitet och kontroll

Traditionell fakturering involverar ofta flera partners och interna system – vanligtvis två till fyra plattformar med komplexa integrationer. Denna fragmenterade process försvårar arbetsflöden, försämrar precisionen i prognoser och begränsar insynen. Med Ropo One™ effektiviseras och förenklas hela fakturaprocessen. Från distribution till betalning. Allt i en och samma plattform.

För Lars Gunnar Abusdal, CFO på Skandia Greenpower, har övergången till att hantera hela fakturaprocessen i en och samma plattform inneburit en tydlig förändring:

“Att samla all information och rutiner i en gemensam plattform har både effektiviserat våra processer och lett till betydande kostnadsbesparingar.”

Läs hur Skandia Greenpower effektiviserar sin fakturering med hjälp av Ropo One™.

Ole Angellsen, direktör på Bodø Energi Kraftsalg, beskriver hur en samlad hantering av faktureringsprocesserna har förbättrat verksamheten.

“Att ha fakturaleverans och kravhantering samlat i ett och samma system har gjort stor skillnad. Det har förenklat våra processer, förbättrat arbetsflödet och minskat den administrativa uppföljningen. Verksamheten flyter på smidigt!”

Upptäck hur Bodø Energi skapade helhetskontroll över faktureringsprocessen med hjälp av Ropo One™.

2. Förlita dig på branschexpertis

Ropo hanterar cirka 50 miljoner energirelaterade fakturor årligen i Finland, Sverige och Norge. Den erfarenhet och expertis detta medför har visat sig vara en stabil grund för långsiktigt och effektivt samarbete.

Sanna Turunen, Customer Manager på det finska elnätsbolaget Caruna, betonar förtroende och kompetens:

“Ropos erfarenhet inom energisektorn skapade förtroende redan från start. Modellen med en enda leverantör för fakturering och kravhantering var ett nytt arbetssätt för oss, som snabbt visade sig vara både effektivt och värdeskapande.”

Utöver teknik värdesätter energiföretag partners som förstår deras långsiktiga mål och kan anpassa lösningar därefter.

”Vi ser Ropo mer som en partner än en leverantör. Det finns en teamkänsla som gör att vi drar åt samma håll – och det är avgörande för ett lyckat projekt,” säger Jerry Ådén, faktureringsansvarig på Storuman Energi.

Läs mer: Storuman Energi växlar upp med Ropo för ökad effektivitet och kundfokus

3. Automatisera med precision

Nordiska energibolag hanterar ofta mycket stora fakturavolymer varje månad, fördelade över flera kundsegment. Samtidigt måste de leva upp till strikta branschkrav, exempelvis rutiner för avstämning vid obetalda fakturor och anpassa flöden för sena betalningar.

Regelverken gör processen mer komplex. Under vintertid råder begränsningar för avstängning av el, och förvarningar måste ges innan frånkoppling sker. Dessutom finns det andra specifika åtgärder som måste beaktas i flödet.

Med ett digitaliserat fakturaflöde kan hela processen automatiseras. Från distribution i valda kanaler till betalningsbevakning, hantering av inbetalningar och direkta åtgärder vid sena betalningar. Flödet inkluderar även SMS-aviseringar, påminnelser, avstängningsvarningar och inkassoåtgärder.

Ole Angellsen från norska Bodø Energi Kraftsalg lyfter fram vikten av smart resursallokering och automatisering som är anpassad för att möta energibranschens specifika behov. ”Vi har helt enkelt inte resurser att lägga på manuella processer eller felhantering. Nu är allt automatiserat och effektiviserat. Fakturorna når rätt mottagare, betalningarna matchas korrekt och vi har sparat mycket tid internt.”

4. Glöm inte kundens upplevelse

Även om effektivitet och automatisering är viktiga drivkrafter, är kundupplevelsen fortfarande i fokus när faktureringen utvecklas. Ett av huvudmålen är att förbättra bemötandet och servicen. En lyckad förändring ger mottagarna (slutkunderna) mer insyn och kontroll över sina fakturor.

”Energibolag vill möta sina kunders behov och säkerställa att de får god service,” säger Christian Krekula, Pan-Nordic Sales Head på Ropo. ”Det innebär bland annat att investera i robusta självservicelösningar, support på flera språk, generösa öppettider och smidiga integrationer mellan våra system och kundens plattform.”

Företag bör ställa sig frågan:

Hur föredrar kunden att betala?
Är betalningsprocessen enkel?
Är det enkelt för kunden att sätta upp en avbetalningsplan eller hitta sina fakturor?

Maria Hattunen, Head of Administration på Hehku Energia, betonar vikten av att utveckla både tjänster och service:

“Med Ropo kan vi känna oss trygga med att fakturering och kravhantering sköts med hög kvalitet. Verktygen och tjänsterna ligger alltid i framkant, och samarbetet har fungerat smidigt från start”

5. Kräv transparens i process och prissättning

För stora företag är det ett stort steg att förändra något så centralt som faktureringen. Men förändringen blir ofta en ögonöppnare när företaget, tillsammans med en erfaren partner, går igenom hela flödet. Det leder ofta till nya insikter och möjligheter att göra saker bättre.

Genom automatisering och tillgång till realtidsdata och analys kan företag frigöra tid från rutinuppgifter och i stället fokusera på mer värdeskapande arbete.

Sanna Turunen från Caruna betonar vikten av robusta lösningar. Inte bara för att förutse och hantera finansiella risker, utan också för att säkerställa hög kvalitet och kontroll i processerna.

“Ropo OneView™ är ett mycket värdefullt verktyg för oss. Det hjälper oss att enkelt upptäcka förändringar i betalningsbeteenden och förutse försenade betalningar eller potentiella ekonomiska risker,” säger Turunen. ”Tjänsten gör det också enkelt att säkerställa att Ropos kundservice fungerar smidigt och möter våra kunders dagliga behov.”

Skandia Greenpowers CFO Lars Gunnar Abusdal håller med Turunen. Överblicken över hela den finansiella processen har förbättrats genom deras partnerskap med Ropo:

”Ropos analysverktyg ger ekonomifunktionen mycket bättre insikt i finansiella processer och uppföljning.”

När fakturaflöden samordnas blir det enklare att rapportera och förutse kassaflödet. Ekonomifunktionen får en bättre överblick och kan lättare hitta förbättringsmöjligheter, exempelvis som att styra kunder mot digitala betalningslösningar för att förbättra kassaflödet.

Ropo är Nordens ledande aktör inom faktureringsteknologi, som transformerar processen från början till slut. Våra tjänster bygger på Ropo One™, en smidig och egenutvecklad plattform som skapar ett enhetligt arbetsflöde. Resultatet är ökad operativ effektivitet, full processinsyn, lägre kostnader och högre kundnöjdhet.

Om Ropo