Logga in
Logga inKund: Skoogs Bränsle
Tjänstemodul: Connect
När Skoogs Bränsle, en del av Skoogs-koncernen, sökte en partner för påminnelse- och inkassohantering utvärderades flera alternativ. Eftersom Ropo sedan tidigare ansvarade för deras fakturadistribution blev det ett naturligt steg att även se över Ropos erbjudande inom kravhantering.
”I och med att Ropo redan hanterade vår fakturadistribution kunde vi sänka våra kostnader ordentligt när vi samlade fler delar hos en leverantör,” berättar Camilla Ander, ekonom på Skoogs.
År 2023 inledde Skoogs Bränsle ett utökat samarbete med Ropo. De breddade sin befintliga tjänst för fakturadistribution och adderade påminnelse- och inkassohantering. Den tidigare lösningen för kravhantering krävde mer manuell handpåläggning. Med Ropo fick Skoogs Bränsle en bättre prisbild och en lösning där distribution, påminnelse och inkasso hanteras hos en och samma partner. Resultatet: färre manuella moment och tydliga tidsbesparingar.
Steg 1: Lyckad projektimplementering
Att byta system för fakturahantering kan verka omfattande, men Ropos ambition är att göra varje implementation så tydlig och enkel som möjligt. Camilla beskriver onboarding och projektimplementering som ”otroligt smidig”, med tydliga tidsplaner och klara ansvarspunkter för båda parter.
”Vi har aldrig behövt jaga Ropo. När något har hänt har de kommit till oss med information och en färdig lösning,” säger Camilla.
Ropos projektteam, där Ella Sevieri, Client Success Manager på Ropo, spelade en nyckelroll, bidrog till att projektet fortlöpte smidigt. De tekniska delarna samordnades genom avstämning av filformat och innehåll med Skoogs interna systemansvariga, vilket möjliggjorde en friktionsfri start.
”Det här projektet är ett bra exempel på hur vi vill jobba – med tydliga tidsplaner, gemensamt ansvar och en nära och öppen dialog hela vägen,” berättar Ella.
Automatisera mera: så förenklade Skoogs sin vardag
Med det nya samarbetet fick Skoogs Bränsle möjlighet att anpassa sina processer och automatisera flödet. Tidigare behövde särskilda kundgrupper hanteras manuellt, men nu sker allt automatiskt utifrån de regler och rutiner som Skoogs själva varit med och utformat.
”Tidigare var vi tvungna att manuellt hålla koll på hantering utifrån olika typer av kunder, men nu sker allt automatiskt. Det har blivit mycket smidigare,” säger Camilla Ander.
En viktig del i samarbetet har varit att Skoogs fortsatt har kontroll över processen. Inget ärende går vidare till nästa steg utan att de först får möjlighet att granska och godkänna det internt. Det har varit avgörande för att känna trygghet i övergången till en mer automatiserad hantering.
”Vi uppskattar verkligen att vi får vara med och säga vårt i varje steg. Det gör att vi kan anpassa hanteringen efter våra behov och samtidigt spara tid,” berättar Camilla.
En annan stor tidsbesparing har varit möjligheten att rapportera mottagna betalningar till Ropo via fil. Tidigare registrerades varje inkommen betalning manuellt, men nu kan Skoogs Bränsle enkelt exportera en fil från sitt eget system och skicka till Ropo – utan att behöva anpassa sig efter en färdig standardlösning.
”Det var så smidigt i implementeringen. Ropo bad oss om en fil som vårt system kunde ta ut, och sedan byggde de efter det. Så enkelt för oss som kund!’, berättar Camilla.”
Sammanfattningsvis: Från manuell rutin till smidigt maskineri
Efter en smidig onboarding gick Skoogs Bränsle från manuella veckokontroller till filbaserad körning, samlad distribution, påminnelse och inkasso hos en och samma partner och införde automatiserade processer som styrs av egna regler. Processen har blivit snabbare, säkrare och smidigare – med tydliga tidsbesparingar på köpet.
Camilla Ander
Ekonom, Skoogs
Skoogs är en familjeägd koncern med rötterna i Piteå, Norrbotten. Skoogs verkar över hela Norrland och förfogar över 10 varumärken inom bränsle, energi, hotell och restaurang, till kommersiella fastigheter och bostäder. Skoogs Bränsle är ett lokalt alternativ till oljebolagsjättarna med ett stationsnät på över 200 tankstationer, från Sundsvall till Riksgränsen.
Ropo är Nordens ledande aktör inom faktureringsteknologi och transformerar hela processen från början till slut. Vi hjälper över 10 000 företag i Finland, Sverige och Norge att samla och effektivisera varje steg i faktureringen. Resultatet är ett smidigt flöde med full insyn, förbättrad användarupplevelse och ökad kontroll – allt integrerat i en och samma plattform.
