Logga in
Logga inDenna artikel är en del av Ropos serie CFO Insights & Trends. Läs mer och börja prenumerera.
Fakturering är avgörande för företagets ekonomi, men manuella processer skapar ineffektivitet och bromsar kassaflödet. När företag växer är frågan inte om automatisering behövs, utan vilka delar som ger störst värde.
Ropo har automatiserat tusentals faktureringsprojekt och hjälpt nordiska företag effektivisera sin ekonomi. Vi pratade med Jyri Leinonen, Head of Implementations, om var automatisering ger störst affärsvärde.
“Vårt uppdrag är enkelt,” förklarar Jyri. ”Vi tar hand om automatiseringen så att våra kunder slipper. Från dag ett bygger vi processer som säkerställer att automatiseringen ger tydliga resultat.”
Vårt implementationsteam säkerställer att automatiseringsgraden ökar systematiskt och skapar konkreta nyckeltal att mäta, som DSO och automationsgrad. Dessutom förbättras påminnelsehanteringen från dag ett. Genom vår erfarenhet har vi identifierat de mest värdefulla automatiseringsmöjligheterna som minskar friktion och skapar tydliga resultat.
Jyri Leinonen
Head of Implementations, Ropo Group
Kom igång: Automatiserad validering lägger grunden
För att lyckas med automatiserad fakturering är korrekt datavalidering avgörande. När fakturainformation kommer in i systemet måste den innehålla all nödvändig data för att efterföljande processer ska fungera smidigt.
”Vi vill aldrig hantera våra kunders fakturadata manuellt,” betonar Jyri. ”Vi har automatiska processer som säkerställer att datan är korrekt och innehåller tillräcklig information för att tjänsten ska fungera och följa nästa steg i processen.”
En stabil grund minimerar manuellt arbete längre fram. Om ofullständig eller felaktig data kommer in i flödet uppstår problem som kräver manuella insatser. Tidig validering möjliggör smidig automatisering och en konsekvent kundupplevelse från start.
Nyckelområden inom automation som ger direkt resultat
Var bör du fokusera din automatisering för störst effekt? Börja med dessa fyra områden som gör faktureringen proaktiv istället för reaktiv.
Fakturagenerering och distribution. Automatisering minskar fel och säkerställer att fakturor når rätt mottagare via deras föredragna kanaler. ”Ropo One™ hanterar flera kanaler i många länder och anpassar sig automatiskt till lokala krav,” säger Jyri.
Betalningsbevakning- och registrering: Automatiserad betalningsbevakning ger realtidsinsyn och minskar manuellt arbete. Istället för att lägga tid på avstämning vid månadsbokslut uppdateras reskontran automatiskt. ”Att få nattliga uppdateringar av transaktioner är en stor fördel som snabbar upp bokslutsprocessen,” berättar Jyri.
Påminnelse- och inkassohantering: Automatiserade flöden säkerställer snabb och pålitlig uppföljning utan manuellt arbete. ”Skräddarsydda flöden för sena betalningar stödjer kassaflödet och ger en bättre kundupplevelse,” säger Jyri.
Rapportering och analys i realtid. Automatiserad rapportering ger direkt insyn i nyckeltal och stödjer snabba, datadrivna beslut. ”Smidiga processer med inbyggd dataåtkomst är avgörande för framgång,” säger Leinonen.
Det verkliga värdet: Struktur utan begränsning
Utöver effektivitet skapar automatisering standardiserade och förutsägbara processer – vilket ger en pålitlig upplevelse för både interna team och kunder.
“När processer automatiseras blir de konsekventa,” säger Jyri. ”Det skapar en förutsägbar och kvalitativ upplevelse för både våra kunder och deras slutkunder.” Implementationsteamet strukturerar upp ett projekt som sträcker sig över 3–5 månader. Hela vägen från uppstart till lansering. “Vi sätter regler för betalningsmatchning, kreditstyrning, flödet för påminnelser och rapportering från dag ett,” förklarar Jyri.
Standardisering stärker verksamheten genom effektiv resursplanering, enhetliga kundupplevelser och realtidsdata som förbättrar kontroll och beslutsfattande. Men det innebär inte att flexibiliteten försvinner. Med automation kan processer anpassas efter olika kundrelationer – där viktiga partners får särskild uppmärksamhet utan att effektiviteten påverkas.
”Segmentering gör att nyckelkunder kan hanteras annorlunda än engångsköpare,” förklarar Leinonen. ”Om en viktig kund missar en betalning kan vi till exempel informera kundansvarig istället för att automatiskt starta inkassoflödet.”
Rätt branschkunskap gör skillnaden
Flexibiliteten sträcker sig bortom enskilda kundrelationer till hela branscher. Olika sektorer kräver anpassad automation som följer specifika regler och arbetssätt. ”Varje bransch har sina etablerade och reglerade rutiner för betalningskontroll,” säger Leinonen. ”Vi följer best practices och säkerställer att processerna uppfyller god inkassosed – så att våra kunder kan behålla goda kundrelationer samtidigt som resultaten blir effektiva.”
Energibolag förväntar sig till exempel att avstängningsrutiner ingår i betalningskontrollen för löpande tjänster, medan engångsdebiteringar hanteras annorlunda. Mediebolag behöver kunna pausa abonnemang vid utebliven betalning. Denna branschkunskap är en konkurrensfördel – att kunna anpassa automationen efter branschstandarder och samtidigt dra nytta av Ropos erfarenhet av vad som fungerar bäst i olika sektorer.
Nyckeln till lyckad implementation
En avgörande faktor för att lyckas med automatisering är organisationens inställning. Företag som försöker kopiera befintliga processer missar ofta möjligheten till verkliga förbättringar.
”Det vanligaste misstaget är att automatisera exakt som tidigare,” säger Jyri. ”Fråga istället: hur kan vi göra det bättre?”
Ropo arbetar nära sina kunder för att förstå deras mål och skapa framtidsanpassade lösningar. Fokus ligger inte på hur det varit, utan på hur det kan bli. De mest framgångsrika projekten utgår från önskade resultat – inte gamla arbetsflöden. Det gör att automatiseringen verkligen skapar värde.
Skapa förutsättningar för skalbar tillväxt
Effektivitet och kvalitet driver ofta automatisering av fakturering – men resursoptimering är lika viktigt. Med smart automation kan ekonomiavdelningar hantera fler fakturor utan att öka personalstyrkan, vilket frigör tid för mer värdeskapande arbete.
”Standardiserade automatiserade processer gör resursplanering enklare,” säger Jyri. Skalbarheten blir särskilt värdefull när företag växer.
Flexibla automationssystem anpassar sig till nya krav utan stora IT-projekt, samtidigt som de bibehåller stabil drift. För organisationer som vill utveckla sin fakturering handlar det inte bara om kostnadsbesparingar – utan om bättre likviditet, kundupplevelse och motståndskraft.
Frågan är inte om automation skapar värde – utan om ni är redo att ta tillvara på det.
Prenumerera på CFO Insights & Trends
Denna artikel är en del av Ropos serie CFO Insights & Trends.
Ungefär sex gånger per år levereras vårt nyhetsbrev direkt till din inkorg. Ta del av de senaste branschinsikterna, betalningsbeteenden och personporträtt.
