Är faktureringsprocessen onödigt krånglig?

Manuellt arbete, splittrade processer, svårhanterade rapporter och oförutsedda avvikelser är vardag för många CFO:er och ekonomiavdelningar. Men tänk om det fanns en lösning som kunde göra faktureringsprocessen enkel, sömlös och effektiv?

Faktureringsprocessen är hjärtat i företagets ekonomiska flöde, men för många organisationer innebär den en komplex och tidskrävande hantering. Från att distribuera fakturor och följa upp betalningar till att hantera påminnelser och inkasso – varje steg innebär en risk för fel, förseningar och frustration.

Utmaningar som hämmar

De flesta CFO:er och ekonomiavdelningar står inför liknande utmaningar som inte bara tar tid och resurser, utan även påverkar företagets förmåga att växa och fatta strategiska beslut. Några av de mest förekommande utmaningarna är:

• Manuell hantering: Många företag förlitar sig fortfarande på manuella processer som är tidsödande och ökar risken för misstag.
• Splittrade system och leverantörer: Ofta saknas en central plattform, vilket leder till att data sprids över olika system och leverantörer som inte kommunicerar med varandra.
• Dålig överblick: Avsaknaden av realtidsinsikter gör det svårt att förstå vad som pågår och identifiera flaskhalsar.
• Höga DSO-värden: Fördröjda betalningar påverkar kassaflödet och skapar osäkerhet för framtida investeringar.
• Brister i uppföljning: Utan effektiv reskontra- och påminnelsehantering kan betalningar falla mellan stolarna, vilket leder till ytterligare förseningar och ökade kostnader.

Hur kan faktureringsprocessen förenklas?

Genom att samla alla processer på ett och samma ställe, och hos en och samma leverantör, kan utmaningarna effektivt lösas och skapa den kontroll och insikter som många ekonomiavdelningar saknar. Med plattformen Ropo One™ är splittrade processer, manuell hantering och bristande insyn ett minne blott. Vi låter Susanna Hansson, Team Manager Service Management på Ropo, berätta hur.

Sömlöst, samlat, smidigt – och ett dedikerat kundteam

Susanna samarbetar nära våra kunder för att säkerställa att deras behov tillgodoses, samtidigt som hon kontinuerligt arbetar med utvecklingmöjligheter för Ropo One™ i Sverige.

“Med Ropo One™ kan våra kunder samla alla sina faktureringsprocesser på ett och samma ställe. Beroende på kundens storlek och omfattning får de tillgång till ett dedikerat serviceteam som stöttar både i strategisk och långsiktig planering samt i kundspecifik utveckling och support i dagliga frågor,” berättar Susanna.

“Plattformen är flexibel och kan anpassas helt efter kundernas specifika behov. Vissa kunder väljer att vi hanterar enbart fakturadistribution samt påminnelse- och inkassoprocessen, medan andra föredrar att vi tar hand om hela processen från början till slut: distribution, kravhantering, kundreskontra och bokföring. Oavsett nivå inkluderar våra tjänster alltid slutkundsservice och dataanalys.”

Men hur fungerar plattformen, och hur kan den lösa era utmaningar – i praktiken? Susanna hjälper oss att lista fem punkter:

1. Skärddarsydd och automatiserad distribution

Anpassa sändningsfrekvensen och välj vilka kanaler fakturan ska skickas via, exempelvis Kivra, e-post eller Peppol, som är några de vanligaste alternativen för våra kunder. Tack vare automatiseringen av processen sparar ni både tid och resurser, samt säkerställer en effektiv och smidig leverans.

2. Påminnelsehantering – ja eller nej?

Många av våra kunder väljer att inkludera påminnelsehantering i sin process, eftersom det kan bidra till ökat kassaflöde och hjälpa till att upprätthålla goda relationer med sina kunder. Andra väljer att exkludera den eftersom de inte har behov av den. Vi sätter upp processen utifrån era önskemål och finns också här som ett bollplank om ni är osäkra.

3. Förbättringar utifrån realtidsdata

Förvandla er fakturering till siffror baserade på den faktiska processen. Ropo One™View är ett integrerat analysverktyg där ni i realtid kan utforska betalningsbeteenden, identifiera trender över tid och bevaka era viktigaste nyckeltal, exempelvis DSO. Med dessa insikter får ni tydlig data över hur flödet i er verksamhet faktiskt ser ut och vilka förbättringar som kan göras.

4. En användarupplevelse som minimerar kundtapp

Som komplement till Ropo One™ finns MyRopo – era kunders betalportal. Här skapas en smidig och flexibel användarupplevelse för era kunder, där de enkelt kan hantera sina ärenden när det passar dem och få hjälp av vår ISO-certifierad kundservice. Genom att tillgodose era kunders behov skapar vi en 360°-lösning som, med hjälp av vår teknik och expertis, kan stärka relationen med era kunder utan att belasta er organisation.

5. Ökad digitaliseringsgrad

Många av våra kunder har som ett centralt nyckeltal att öka sin digitaliseringsgrad, där målet är att majoriteten av fakturor ska skickas digitalt istället för fysiskt. I en allt mer digitaliserad värld, där effektivitet och hållbarhet står högt på agendan, gör Ropo One™ det möjligt att enkelt och kostnadseffektivt övergå till digital fakturering.

Vill ni veta mer om Ropo One™ och dess potential?